اولویت بندی بر اساس ماتریس آیزنهاور (ماتریس اهمیت و فوریت)

شبنم مرزبان 24 , خرداد , 1401 آخرین مقالات, برنامه ریزی ارسال دیدگاه

اولویت بندی بر اساس ماتریس آیزنهاور (ماتریس اهمیت و فوریت)

از زهرا شفیعی

سلام به دوستان علم ما

بارها شده که زمان برای انجام به موقع کارها نداریم یا برعکس، کارهای زیادی نداریم، اما باز هم نتوانسته اید همان کارهای کم و ساده را انجام دهید! خیلیامون بخاطر همین بی نظمی تو دردسر افتادیم ولی چرا؟ نبود برنامه ریزی مناسب در زندگی! برنامه ریزی روزانه می‌تواند زندگیمان را متحول کند. گاهی با شلوغ شدن زندگی روزمره‌مان این موضوع اهمیت بالایی پیدا می‌کند که بتوانیم کارهای مورد نظرمان را با نظم و برنامه انجام دهیم؛ با برنامه ریزی خیلی دقیق کارهایمان را پیش میبریم و اجازه نمی دهیم اوضاع از کنترلمان خارج شود.

ما در این مقاله تکنیک ماتریس آیزنهاور را آموزش می دهیم و شما را با اولولیت بندی اصولی آشنا می کنیم.

برای این‌ که انجام منظم فعالیت‌های کم‌فایده را با استفاده‌ی بهینه از زمان برای دستیابی به اهداف مهم اشتباه نگیریم، معمولا بر این نکته تاکید می‌کنند که Task Management (مدیریت وظایف) بخش مهمی از Time Management (مدیریت زمان) است. کسی می‌تواند زمان خود را به خوبی مدیریت کند، که نسبت به اولویت بندی وظایف خود، دقیق و حساس باشد. ماتریس آیزنهاور ابزار دیگری برای اولویت بندی کارها است که در آن به تفکیک ضرورت زمانی و ضرورت استراتژیک توجه شده است. علاوه بر عنوان ماتریس آیزنهاور، گاهی نام‌های ماتریس استیون کاوی و هم‌چنین ماتریس اهمیت و فوریت نیز برای آن به‌کار می‌رود. چون طرح این ابزار توسط استیون کاوی در کتاب هفت عادت، نقش مهمی در رواج یافتن آن داشته است.

برای اولویت بندی کارها در این ماتریس، قبل از اینکه کارها و فعالیت ها را در برنامه روزانه، فصلی و . . . خود قرار دهیم باید آن را از لحاظ اهمیت و فوریت مورد تجزیه و تحلیل قرار دهیم. باید توجه داشت که فعالیتهایی مهم تلقی می شوند که در راستای اهداف کلی و بزرگ ما باشند و قدم های کوچک برای رسیدن به هدف بزرگ ما باشند. یقینا اولویت و اهمیت هر کار برای افراد مختلف با توجه به شرایط فردی و اهداف بلند مدت و کلی متفاوت خواهد بود. فوریت کارها از لحاظ اهمیت کار در لحظه مورد توجه می باشد. اینکه حل یک موضوع یا انجام یک کار در لحظه یا در نزدیک ترین زمان و یا حتی در تایم زمانی خاص تا چه میزان حائز اهمیت می باشد.

بر این اساس، می‌توان هر فعالیت را به یکی از چهار دسته‌ تخصیص داد.

برای دانلود فایل کلیک کنید.

پس از تقسیم کردن و جای دادن کارها در یکی از چهار دسته موجود در ماتریس بالا کارهای مهم و فوری، کارهایی با اولویت بالا برای انجام می باشند. به عبارت دیگر، از منظر مدیریت منابع، باید منابع خود را پیش از هر چیز، به این کارها تخصیص دهید.

کارهای جای گرفته در دسته کارهای مهم اما غیر فوری کارهای مهم و اساسی هستند که در صورت انجام ندادن آن ها در آینده با مشکلاتی روبرو می شوید و ممکن است از برخی کارهایتان عقب بمانید. برای مثال ورزش یا مدیتیشن کاری مهم اما غیر فوری است اما در صورت حذف این کارها به دلیل فوری نبودن آن ها ممکن است در آینده دچار تنش هایی از لحاظ سلامتی یا روانی شوید که برای شما موانعی را ایجاد می کند. در نتیجه اغلب کارهایی که در زندگی ما ارزش واقعی و ماندگار ایجاد می‌کنند، در این دسته قرار می‌گیرند. پس بهتر است بعد از انجام کارهای مهم و فوری به کارهای مهم و غیر فوری رسیدگی کنید و آن ها را به انجام برسانید. کارهایی که در دسته ی کارهای غیر مهم اما فوری هستند، کارهای هستند که می توانند مورد بازبینی قرار گیرند. ممکن است برای برخی از این کارها بتوان تفویض اختیار کرد یا قرار ملاقاتی دوستانه را با عذرخواهی ساده ای جابه جا کرد تا انجام کارهای دو دسته قبل به موقع انجام شوند. اما در غیر این صورت این کارها در حوزه ی کارهای دیگری قرار می گیرند. با تفکر روی چنین کارهایی (یعنی کارهای فوری و غیر مهم) در بلند مدت آگاهانه تر و واقع بینانه تر قرار ها یا فعالیت هایتان را سازمان دهی می کنید. در دسته آخر کارهای غیر مهم و غیر فوری را داریم. کارهایی مانند چک کردن برنامه های فضای مجازی، دیدن برنامه های تکراری و غیر مرتبط تلویزیون، تماس های تلفنی بی محتوا و طولانی و . . . مصداق هایی از این دسته کارها می باشند. صرف وقت برای چنین کارهایی بهره وری و تمرکز در کارها را کاهش می دهد و زمان برای انجام کارهای مهم را از فرد می رباید.