برنامه‌ریزی به روش GTD (روش به انجام رساندن کارها)

از زهرا شفیعی

سلام دوستان عزیز

برای همه ما پیش آمده که در زمان برنامه ریزی روزانه بسیار هیجان زده می شویم و ساعات روز خود را مختص به کارهای مختلف می دهیم ولی در ابتدای کار از این شلوغی خسته و دلزده می شویم. اما اشکال کار کجاست؟ با علم ما همراه باشید تا با تکنیک GTD آشنا بشید. این تکنیک برنامه ریزی به کارهای شما در طول روز نظم می دهد.

برنامه‌ریزی به روش GTD یکی از روش های ساده و کاربردی در برنامه ریزی شناخته می‌شود. این مدل برنامه‌ریزی روشی مفید برای دستیابی به بازده بالا در زندگی  و محیط های کاری است. دیوید آلن (David Allen)، خالق تکنیک برنامه ریزی روزانه GTD می باشد. این تکنیک بر اساس حقیقتی ساده ساخته شده‌ است؛ این حقیقت که هرچه وظایف شما در لیست انجام کار بیش‌تر باشند، تصمیم گیری در‌مورد آن‌چه نیاز به توجه دارد، برایتان دشوارتر می‌شود. این امر همچنین باعث می‌شود که علاقه برای لیست‌های انجام کار کم شود، زیرا ممکن است به جای این‌که وظایفتان را عملی کنید، فقط به فکر انجام آن‌ها باشید؛ در نتیجه، ممکن است به استرس و آشفتگی دچار شوید. آلن متوجه شد که مغز انسان در پردازش اطلاعات بسیار بهتر از ذخیره‌ی آن‌هاست و این جزئیات اساسی را در تکنیک برنامه ریزی روزانه GTD قرار داد که به کمک آن می‌توانید از شر نا‌بسامانی ذهنی خلاص شوید و کارهایتان را به‌موقع انجام دهید. این جزئیات شامل تنظیم گردش کار است و پس از انجام این کار می‌توانید وظایفی را که باید در هر لحظه انجام دهید، بدون نگرانی از این‌که چیزی را فراموش ‌کنید، تشخیص دهید. برای برنامه ریزی به این روش باید مراحلی را طی کنید.

ابتدا اهداف و کارهای خود را بنویسید. در این مرحله باید همه چیز را بنویسید. با ثبت‌ افکارتان می‌توانید از نابسامانی ذهنی‌ خود بکاهید. نگران تنظیم این کارها و موارد نباشید. این کار به شما این امکان را می‌دهد تا چارچوبی برای تصمیم‌گیری‌های خود در نظر بگیرید. در مورد منابع مورد نیاز فکر کنید، تمرکز خود را بالا برده و خلاقیت خود را به کار گیرید. مشخص کردن اهداف و کارها شامل تمام کارهایی است که می‌خواهید انجام دهید. همه ی ایده ها و کارهایی که باید انجام دهید را ثبت کنید و سعی کنید چیزی را از قلم نیندازید، چون ثبت نشدن هر هدف یا کار باعث می شود آن مورد از توجه شما دور بماند. این مرحله نیاز به زمان دارد و باید با دقت کافی انجام گردد.

در مرحله بعد، پس از نوشتن همه ی اهداف و کارها آن ها را با دقت بررسی کنید و مواردی که قابل انجام نیستند را حذف کنید، پس واقع بین باشید. اهداف قابل اجرا را جدا کنید و با توجه به شرایط زندگی خودتان آن ها را اولویت بندی و دسته بندی کنید.

نکته: گام‌های خود را برای رسیدن به اهدافتان بنویسید: دانستن این که شما باید برای رسیدن به خواسته‌هایتان، کاری انجام دهید کافی نیست. شما باید تعیین کنید که دقیقا باید چه اقداماتی در راستای رسیدن به هدف‌تان انجام دهید. یکی از کارهایی که باید در این راستا انجام دهید، نوشت لیست TO DO ( کارهایی که باید انجام شود ) است. شما لیستی ار اقدامات لازم برای رسیدن به هدف خود را باید بنویسید. به کمک این لیست خواهید دانست که چه اقداماتی را باید گام به گام انجام دهید.  در واقع هر مورد از اهداف خود را مرور و یکی از روش‌های زیر را روی آن‌ها اِعمال کنید:

اگر کار کم‌تر از ۲ دقیقه طول می‌کشد، بلافاصله آن را کامل کنید.

اگر می‌توان این کار را واگذار کرد، آن را به شخص دیگری واگذار کنید.

در صورت نیاز به تکمیل موردی در تاریخ یا زمان مشخص، تاریخ سررسید را یادداشت کنید.

اگر کار پیچیده است، اقدامات و مراحل بعدی‌ای را که باید برای پیش‌برد آن انجام دهید، مشخص کنید.

همیشه مطمئن شوید که اطلاعات را، هرچه بیش‌تر، به وظایفتان اضافه می‌‌کنید و کارهای خود را انجام می‌دهید.

در مرحله بعد باید کارها را سازمان دهی کنید. پس از نوشتن تمام وظایف خود و افزودن هرچه‌ بیش‌تر اطلاعات، زمان آن است که آن‌ها را مرتب کنید. تاریخ‌های مهم را به تقویمتان اضافه کنید و مراحل انجام پروژه یا کار را بنویسید و به آن ها با دقت نظم دهید.

مرحله بررسی: این مرحله کاملا توضیحی است. هر هفته زمانی را اختصاص دهید تا تمام وظایف خود را بررسی کنید، تمام آن‌چه را که انجام داده‌اید خط بزنید، کارهای جدید را اضافه و سازمان‌دهی کنید و اقدامات بعدی را نیز تشخیص دهید. آلن این مرحله را «عاملی مهم برای موفقیت» می‌داند. بررسی و به‌روزرسانی مداوم وظایفتان باعث می‌شود که مطمئن شوید فقط کارها را انجام نمی‌دهید، بلکه کارهای درستی را انجام می‌دهید.

به ترتیب اولویت هایتان و طبق مراحل نوشته شده بدون به هم ریختگی فکری و ایجاد بی نظمی، آن ها را انجام دهید. کار روی وظایفی را آغاز کنید که بیش‌ترین اهمیت را دارند. اولویت‌های بعدی‌تان را بررسی کنید: پس از رسیدن به نتایج اولیه نوبت به اولویت‌های دیگرتان می‌رسند. به این ترتیب شما با لیستی منظم از اولویت‌هایتان روبه‌رو هستید که می‌توانید در هر مرحله گام‌هایتان را مشخص کنید.

تکنیک برنامه ریزی روزانه GTD یک روش بهره وری است که می‌تواند زندگی شما را از آشفتگی به سبک زندگی متعادل و کامل تبدیل کند.  این تکنیک روشی جامع تر نسبت به برخی روش ها می باشد. همچنین از روش نویل مدورا می‌توان در بخش برنامه‌ریزی‌های روزانه GTD استفاده کرد.

برای بازگشت به نقشه راه برنامه ریزی (کلیک کنید)

برای بازگشت به نقشه راه تقویم انگیزشی (کلیک کنید)

برای دیدن سایر نقشه راه ها و راهنمای سایت (کلیک کنید)

برای دریافت راهنمای در واتس‌اپ (کلیک کنید)

برای اشتراک گذاری این صفحه کلیک کنید:  واتس‌اپ /  تلگرام