تفویض اختیار به کارکنان

در عصر حاضر، سازمان‌ها با محیطی پویا و رقابتی مواجه هستند که نیازمند پاسخگویی سریع و انعطاف‌پذیر به تغییرات است. در این میان، تفویض اختیار به عنوان یکی از ابزارهای کلیدی مدیریتی، نقش بسزایی در افزایش کارایی و بهره‌وری سازمانی ایفا می‌کند. تفویض اختیار به معنای واگذاری مسئولیت‌ها و اختیارات تصمیم‌گیری به سطوح پایین‌تر سازمانی است که نه تنها باعث کاهش تمرکز قدرت در سطوح بالایی می‌شود، بلکه زمینه‌ساز رشد و توانمندسازی کارکنان نیز خواهد بود. مقاله نمونه تفویض اختیار به کارکنان با هدف بررسی تفویض اختیار بصورت کامل تدوین شده است. در این مقاله با علم ما همراه باشید.

تفویض اختیار چیست؟

تفویض اختیار به فرآیند انتقال یا واگذاری بخشی از وظایف، مسئولیت‌ها و قدرت تصمیم‌گیری از یک شخص یا واحد به شخص یا واحد دیگری در یک سازمان اشاره دارد. در واقع، فردی که اختیار را تفویض می‌کند (معمولا مدیر یا مافوق)، به فرد دیگر (زیردست یا کارمند) اجازه می‌دهد تا در حوزه‌ای مشخص، تصمیم‌گیری کرده و کارهایی را انجام دهد. این واگذاری می‌تواند شامل وظایف اجرایی، تصمیم‌گیری، یا حتی نظارت بر پروژه‌ها باشد. هدف اصلی تفویض اختیار، توزیع عادلانه‌تر کارها و افزایش بهره‌وری و کارایی سازمان است. 

نکات کلیدی در مورد تفویض اختیار:

انتقال مسئولیت و اختیار: در تفویض اختیار، هم مسئولیت انجام یک کار و هم اختیار لازم برای انجام آن (مانند حق تصمیم‌گیری یا صدور دستور) به فرد دیگر واگذار می‌شود.

مسئولیت نهایی همچنان با تفویض‌کننده است: نکته مهم این است که اگرچه اختیار انجام کار به دیگری داده می‌شود، اما مسئولیت نهایی و پاسخگویی در قبال نتایج آن کار، همچنان بر عهده کسی است که اختیار را تفویض کرده است.

هدف: تفویض اختیار با اهداف مختلفی صورت می‌گیرد، از جمله:

• کاهش بار کاری مدیران: مدیران می‌توانند با واگذاری کارهای کم‌اهمیت‌تر، بر روی وظایف استراتژیک و حیاتی سازمان تمرکز کنند.
• افزایش بهره‌وری و کارایی: با توزیع کارها و اختیارات، سرعت انجام امور افزایش می‌یابد و بهره‌وری کلی سازمان بالا می‌رود.
• توانمندسازی کارکنان: تفویض اختیار فرصتی برای رشد، یادگیری و توسعه مهارت‌های کارکنان فراهم می‌کند و اعتماد به نفس آنها را افزایش می‌دهد.
• افزایش انگیزه کارکنان: زمانی که به کارکنان اختیار و مسئولیت داده می‌شود، احساس ارزشمندی کرده و با انگیزه بیشتری کار می‌کنند.
• تسریع در تصمیم‌گیری: با تفویض اختیار، نیاز به تایید هر تصمیم کوچک از سوی مدیران رده بالا از بین می‌رود و تصمیم‌گیری‌ها سریع‌تر انجام می‌شوند.

سه عنصر اصلی در تفویض اختیار چیست؟

سه عنصر اصلی و جدایی‌ناپذیر در فرآیند تفویض اختیار عبارتند از:

1. قدرت

قدرت به حق و اجازه قانونی یا سازمانی برای انجام یک کار، تصمیم‌گیری یا صدور دستور اشاره دارد. وقتی مدیری اختیاری را تفویض می‌کند، در واقع بخشی از قدرت خود را به زیردست واگذار می‌کند. این قدرت به فرد تفویض‌ شونده این امکان را می‌دهد که در چارچوب مشخص، اقدام کند و منابع لازم را به کار گیرد. بدون قدرت کافی، انجام وظیفه محول شده غیرممکن خواهد بود.

2. مسئولیت‌پذیری

مسئولیت‌پذیری به تعهد فرد برای انجام وظایف محول شده به بهترین نحو ممکن اشاره دارد. وقتی اختیاری به کسی تفویض می‌شود، مسئولیت انجام آن کار نیز به او واگذار می‌شود. فرد تفویض‌ شونده اکنون موظف است که وظیفه را طبق انتظارات و استانداردهای تعیین شده به سرانجام برساند. مسئولیت‌پذیری در واقع، بار اخلاقی و عملی برای انجام کار است.

3. پاسخگویی

پاسخگویی به تعهد فرد یا واحد برای گزارش دادن و توجیه عملکرد و نتایج اقدامات خود به مقام بالاتر اشاره دارد. اگرچه قدرت و مسئولیت به زیردست تفویض می‌شود، اما پاسخگویی نهایی برای نتایج کار، همچنان بر عهده کسی است که اختیار را تفویض کرده است. در عین حال، فرد تفویض‌ شونده نیز در قبال وظایف محول شده، در برابر مافوق خود پاسخگو است. پاسخگویی، سازوکار نظارتی است که اطمینان حاصل می‌کند وظایف به درستی انجام شده و نتایج مطلوب به دست آمده است.

این سه عنصر لازم و ملزوم یکدیگرند:

• بدون قدرت، انجام مسئولیت غیرممکن است. اگر کسی مسئول انجام کاری باشد اما اختیار لازم برای دسترسی به منابع یا تصمیم‌گیری را نداشته باشد، نمی‌تواند آن مسئولیت را به خوبی انجام دهد.
• قدرت بدون مسئولیت‌پذیری می‌تواند منجر به هرج و مرج شود. اگر کسی قدرت انجام کاری را داشته باشد اما در قبال آن مسئول نباشد، ممکن است سوءاستفاده کند یا کار را به درستی انجام ندهد.
• پاسخگویی، عنصر تضمین‌ کننده این است که قدرت و مسئولیت به درستی به کار گرفته شوند. این همان چیزی است که فرد را وادار می‌کند نتایج عملکرد خود را ارائه دهد و در قبال آنها مسئولیت بپذیرد، حتی اگر اختیار نهایی با مدیر باشد.
  یک تفویض اختیار موفق زمانی رخ می‌دهد که هر سه این عناصر به طور شفاف، متناسب و متوازن به کارکنان منتقل شوند.

چرا باید تفویض اختیار به کارکنان در سازمان انجام شود؟

تفویض اختیار به کارکنان در یک سازمان نه تنها یک روش مدیریتی کارآمد است، بلکه برای رشد و پویایی کلی سازمان و همچنین توسعه فردی کارکنان اهمیت حیاتی دارد. در ادامه به دلایل اصلی این اهمیت می‌پردازیم:

تسریع در تصمیم‌گیری: وقتی کارکنان اختیار لازم برای تصمیم‌گیری در حوزه وظایف خود را دارند، نیاز به تایید هر تصمیم کوچک توسط مدیران بالادست از بین می‌رود. این امر باعث می‌شود سازمان سریع‌تر به تغییرات محیطی و نیازهای مشتریان واکنش نشان دهد.

افزایش انعطاف‌پذیری سازمان: تفویض اختیار باعث می‌شود سازمان در برابر تغییرات محیطی چابک‌تر عمل کند. با توزیع قدرت تصمیم‌گیری، بخش‌های مختلف می‌توانند به سرعت خود را با شرایط جدید تطبیق دهند.

بهبود روحیه تیمی و همکاری: وقتی کارکنان احساس می‌کنند که به آنها اعتماد شده و در تصمیم‌گیری‌ها مشارکت دارند، روحیه تیمی و همکاری بین آنها افزایش می‌یابد.

افزایش خلاقیت و نوآوری: تفویض اختیار فضایی برای آزمون و خطا و ارائه ایده‌های جدید توسط کارکنان ایجاد می‌کند. این آزادی عمل باعث می‌شود خلاقیت و نوآوری در سازمان شکوفا شود.

انواع تفویض اختیار در سازمان

تفویض اختیار در سازمان می‌تواند به روش‌ها و سطوح مختلفی انجام شود که هر کدام ویژگی‌ها و کاربردهای خاص خود را دارند. درک این انواع به مدیران کمک می‌کند تا بهترین رویکرد را متناسب با وظیفه، توانمندی‌های کارکنان و فرهنگ سازمانی انتخاب کنند.
در ادامه به برخی از انواع رایج تفویض اختیار اشاره می‌شود:

1. بر اساس سطح اختیار واگذار شده (سطوح تفویض اختیار):

این تقسیم‌بندی به میزان آزادی عملی که به فرد تفویض‌ شونده داده می‌شود، اشاره دارد. از سطح کمترین اختیار تا بیشترین اختیار:

گفتن (Tell): در این سطح، مدیر تصمیم را خودش می‌گیرد و فقط آن را به زیردستان اطلاع می‌دهد. در واقع، تفویض اختیاری صورت نمی‌گیرد و کارکنان صرفا مجری دستور هستند.

فروختن (Sell): مدیر تصمیم را می‌گیرد، اما سعی می‌کند با توضیح دلایل و مزایای آن، کارکنان را متقاعد کند. باز هم اختیار تصمیم‌گیری با مدیر است.

مشورت کردن (Consult): مدیر قبل از تصمیم‌گیری نهایی، نظرات و پیشنهادهای کارکنان را جویا می‌شود و آنها را در نظر می‌گیرد، اما تصمیم نهایی را خودش می‌گیرد.

موافقت کردن (Agree): مدیر با کارکنان در مورد موضوعی بحث می‌کند و به صورت گروهی به توافق می‌رسند. در این سطح، ارزش نظر مدیر با نظر دیگر اعضای تیم برابر است.

توصیه کردن (Advise): مدیر نظر و توصیه خود را مطرح می‌کند، اما تصمیم نهایی را به کارکنان واگذار می‌کند. در این حالت، کارکنان اختیار بیشتری برای تصمیم‌گیری دارند.

جویا شدن (Inquire): مدیر اجازه می‌دهد تیم تصمیم بگیرد و بعدا از آنها می‌خواهد که تصمیم خود را توجیه کنند. مدیر فقط در صورتی دخالت می‌کند که نیاز به تغییر اساسی باشد.

تفویض کامل (Delegate): مدیر اختیار کامل تصمیم‌گیری و اجرای وظیفه را به فرد یا تیم واگذار می‌کند و خودش فقط بر نتایج نظارت دارد. در این سطح، بالاترین میزان اعتماد و استقلال به کارکنان داده می‌شود.

2. بر اساس ماهیت تفویض:

تفویض رسمی (Formal Delegation):

این نوع تفویض در ساختار سازمانی و شرح وظایف رسمی تعریف شده است. معمولا به صورت کتبی (بخشنامه، آیین‌نامه، شرح وظایف) مشخص است. مثال: مدیر دپارتمان به سرپرست زیرمجموعه خود اختیار استخدام کارمندان جدید را تا سقف معینی تفویض می‌کند.

تفویض غیررسمی (Informal Delegation):

این نوع تفویض بر اساس شرایط، اعتماد متقابل و توانمندی‌های فردی صورت می‌گیرد. ممکن است به صورت شفاهی و بدون مستندسازی رسمی باشد. انعطاف‌پذیری بیشتری دارد و می‌تواند برای کارهای موقت یا پروژه‌های خاص استفاده شود. مثال: مدیر از یک کارمند با تجربه می‌خواهد در یک پروژه اضطراری، مسئولیت هماهنگی را بر عهده بگیرد، هرچند این کار در شرح وظایف رسمی او نیست.

3. بر اساس گستره وظایف:

تفویض عمومی (General Delegation):

اختیار انجام کلیه وظایف مربوط به یک حوزه یا دپارتمان به فرد واگذار می‌شود. این نوع تفویض معمولا به مدیران میانی یا سرپرستان داده می‌شود. مثال: یک مدیر فروش اختیار کامل مدیریت و توسعه تیم فروش و رسیدن به اهداف فروش منطقه خود را دارد.

تفویض تخصصی/خاص (Specific Delegation):

اختیار انجام یک وظیفه یا پروژه خاص و مشخص به فرد داده می‌شود. معمولا برای کارهای کوتاه‌مدت یا پروژه‌ای با اهداف دقیق کاربرد دارد. مثال: به یک متخصص بازاریابی اختیار تهیه یک پروپوزال بازاریابی برای یک محصول جدید داده می‌شود.

4. بر اساس جهت جریان تفویض:

تفویض از بالا به پایین (Downward Delegation):

رایج‌ترین نوع تفویض که از سطوح بالاتر سلسله مراتب سازمانی به سطوح پایین‌تر انجام می‌شود. هدف اصلی کاهش بار کاری مدیران و توانمندسازی زیردستان است.

تفویض جانبی/افقی (Lateral Delegation):

تفویض وظایف بین همکاران در یک سطح سازمانی یا بین دپارتمان‌ها. معمولا برای همکاری در پروژه‌های مشترک یا کمک به یکدیگر صورت می‌گیرد. مثال: مدیر پروژه از مدیر دپارتمان طراحی می‌خواهد که یک طراح را برای همکاری در پروژه خود به او تفویض کند.

5. بر اساس میزان کنترل سازمانی (مفهوم تمرکززدایی):

تفویض در سازمان‌های متمرکز (Centralized Organizations):

در این سازمان‌ها، اکثر تصمیم‌گیری‌ها و اختیارات در سطوح بالای مدیریت متمرکز است. تفویض اختیار معمولا محدودتر است و بیشتر به معنای واگذاری وظایف عملیاتی بدون اختیار تصمیم‌گیری گسترده است.

• مزایا: کنترل بالا، یکپارچگی تصمیمات.
• معایب: کندی در تصمیم‌گیری، کاهش انگیزه کارکنان.

تفویض در سازمان‌های غیرمتمرکز (Decentralized Organizations):

در این سازمان‌ها، اختیار تصمیم‌گیری و مسئولیت‌ها به سطوح پایین‌تر سازمان واگذار می‌شود. تفویض اختیار گسترده‌تر و عمیق‌تر است.

• مزایا: سرعت در تصمیم‌گیری، افزایش انگیزه و توانمندی کارکنان، انعطاف‌پذیری بالا.
• معایب: نیاز به نظارت و هماهنگی بیشتر، احتمال ناهماهنگی در تصمیمات.

انتخاب نوع تفویض اختیار بستگی به عوامل متعددی از جمله نوع وظیفه، بلوغ و توانمندی‌های کارکنان، فرهنگ سازمانی، میزان ریسک و اهمیت کار، و سبک رهبری مدیر دارد.

فواید تفویض اختیار برای کارکنان

افزایش انگیزه و رضایت شغلی: زمانی که کارکنان احساس مسئولیت بیشتری دارند و می‌توانند در تصمیم‌گیری‌ها نقش داشته باشند، حس ارزشمندی و تعلق خاطر بیشتری به سازمان پیدا می‌کنند که منجر به افزایش انگیزه و رضایت شغلی آنها می‌شود.

توسعه مهارت‌ها و توانمندی‌ها: تفویض اختیار به کارکنان فرصت می‌دهد تا مهارت‌های جدیدی کسب کنند و توانایی‌های خود را در عمل نشان دهند. این امر به رشد شخصی و حرفه‌ای آنها کمک می‌کند و آنها را برای پذیرش مسئولیت‌های بالاتر در آینده آماده می‌سازد.

تقویت اعتماد به نفس: با موفقیت در انجام وظایف واگذار شده، اعتماد به نفس کارکنان افزایش می‌یابد و آنها احساس شایستگی بیشتری می‌کنند.

آمادگی برای نقش‌های رهبری: تفویض اختیار می‌تواند به عنوان یک ابزار موثر برای پرورش رهبران آینده سازمان عمل کند. با دادن مسئولیت به کارکنان، آنها تجربه لازم برای مدیریت و هدایت تیم‌ها را کسب می‌کنند.

به طور کلی، تفویض اختیار یک استراتژی برد-برد است که هم به سازمان در رسیدن به اهدافش کمک می‌کند و هم به کارکنان امکان رشد و بالندگی می‌دهد. این رویکرد به ویژه در محیط‌های کاری پیچیده و پویا، برای حفظ رقابت‌پذیری و پایداری سازمان بسیار ضروری است.

مراحل تفویض اختیار در سازمان

تفویض اختیار یک فرآیند سیستماتیک و چند مرحله‌ای است که نیازمند برنامه‌ریزی دقیق، ارتباط شفاف و نظارت مستمر است. در ادامه به مراحل اصلی تفویض اختیار در سازمان اشاره می‌شود:

1. برنامه‌ریزی و آماده‌سازی (انتخاب کار و فرد مناسب):

شناسایی وظیفه مناسب برای تفویض: ابتدا مشخص کنید چه وظایف یا پروژه‌هایی قابل تفویض هستند. وظایف تکراری، کارهای روتین، یا وظایفی که به توسعه مهارت‌های کارکنان کمک می‌کنند، گزینه‌های خوبی هستند. از تفویض کارهایی که نیازمند تصمیم‌گیری‌های استراتژیک کلان، مسائل محرمانه، یا ارزیابی عملکرد کارکنان هستند، پرهیز کنید.

تعیین خروجی و نتایج مورد انتظار: به وضوح مشخص کنید که چه نتیجه‌ای از این کار انتظار دارید. اهداف و معیارهای موفقیت باید کاملا شفاف و قابل اندازه‌گیری باشند.

شناسایی فرد یا تیم مناسب: بر اساس مهارت‌ها، توانمندی‌ها، علاقه، پتانسیل رشد و بار کاری فعلی کارکنان، فرد یا تیم مناسب را برای تفویض اختیار انتخاب کنید. در نظر بگیرید که آیا این وظیفه می‌تواند به رشد و توسعه فردی او کمک کند.

در نظر گرفتن زمان‌بندی: یک زمان‌بندی واقع‌بینانه برای اتمام کار تعیین کنید.

2. توضیح و توافق (ارتباط شفاف):

توضیح کامل وظیفه و دلایل تفویض: با فرد منتخب صحبت کنید و به طور کامل وظیفه، اهداف، نتایج مورد انتظار و اهمیت آن را توضیح دهید. دلیل انتخاب او را نیز بیان کنید تا حس اعتماد و ارزشمندی در او ایجاد شود.

مشخص کردن سطح اختیار و مسئولیت: به وضوح سطح اختیاراتی که به او واگذار می‌کنید (مثلا تصمیم‌گیری مستقل، مشورت قبل از تصمیم‌گیری، یا فقط اجرا) و همچنین میزان مسئولیت‌پذیری او را توضیح دهید. تعادل بین اختیار و مسئولیت بسیار مهم است؛ اگر مسئولیت بدون اختیار کافی واگذار شود، نتیجه معکوس خواهد داشت.

تعیین محدودیت‌ها و مرزها: هرگونه محدودیت، بودجه، منابع یا قوانینی که باید رعایت شوند را مشخص کنید.

بحث و توافق: اطمینان حاصل کنید که فرد تمام جوانب کار را درک کرده است و برای انجام آن متعهد است. به او فرصت دهید تا سوال بپرسد و نظرات خود را بیان کند.

3. فراهم کردن منابع و پشتیبانی:

ارائه منابع لازم: اطمینان حاصل کنید که فرد به تمام ابزارها، اطلاعات، دسترسی‌ها و منابع مورد نیاز برای انجام موفقیت‌آمیز کار دسترسی دارد.

ارائه آموزش و راهنمایی: اگر وظیفه جدید است یا نیازمند مهارت خاصی است، آموزش‌های لازم را فراهم کنید. در دسترس باشید تا در صورت نیاز به سوالات پاسخ دهید و راهنمایی ارائه دهید، اما از مدیریت ذره‌بینی پرهیز کنید. هدف، توانمندسازی است، نه دیکته کردن نحوه انجام کار.

4. نظارت و پیگیری (بدون مدیریت ذره‌بینی):

تعیین نقاط عطف و بازبینی: برای کارهای طولانی‌مدت، نقاط عطف و جلسات بازبینی منظم تعیین کنید تا پیشرفت کار را بررسی کرده و مشکلات احتمالی را شناسایی کنید.

ارائه بازخورد سازنده: به طور منظم بازخورد سازنده ارائه دهید. هم نقاط قوت و کارهای خوب را تشویق کنید و هم در مورد زمینه‌هایی که نیاز به بهبود دارند، راهنمایی کنید. بازخورد باید به رشد فرد کمک کند.

حفظ مسئولیت‌پذیری: در عین تفویض اختیار، مسئولیت نهایی بر عهده شماست. بنابراین، باید بر نتایج نظارت داشته باشید، اما نه بر جزئیات نحوه انجام کار. اجازه دهید فرد راه حل‌های خود را پیدا کند.

5. ارزیابی و تقدیر:

ارزیابی نتایج: پس از اتمام کار، نتایج را با اهداف تعیین شده مقایسه و ارزیابی کنید.

تشکر و قدردانی: از تلاش و موفقیت فرد قدردانی کنید. تشویق و به رسمیت شناختن، انگیزه او را برای پذیرش مسئولیت‌های آتی افزایش می‌دهد.

درس‌آموزی: هم شما و هم فرد تفویض‌ شونده از این تجربه درس بگیرید. چه چیزی خوب پیش رفت؟ چه چیزی می‌توانست بهتر باشد؟ این فرآیند به بهبود مستمر تفویض اختیار در سازمان کمک می‌کند.

با رعایت این مراحل، تفویض اختیار می‌تواند به یک ابزار قدرتمند برای افزایش کارایی، توسعه کارکنان و ایجاد یک فرهنگ سازمانی توانمند تبدیل شود.

جمع‌ بندی

تفویض اختیار به کارکنان یکی از راهبردهای کلیدی در مدیریت نوین است که با انتقال مسئولیت و اختیارات تصمیم‌گیری به سطوح پایین‌تر سازمانی، نه‌ تنها به افزایش انعطاف‌پذیری و کارایی سازمان منجر می‌شود، بلکه موجب ارتقای انگیزه، رضایت شغلی و رشد حرفه‌ای کارکنان می‌گردد. این مقاله نشان می‌دهد که تفویض اختیار اثربخش، مستلزم اعتماد متقابل بین مدیران و کارکنان، شفافیت در اهداف، و پشتیبانی از طریق آموزش و منابع لازم است.

اگرچه چالش‌هایی مانند ترس از کاهش کنترل، مقاومت کارکنان در برابر پذیرش مسئولیت‌های جدید، و نبود نظام ارزیابی مناسب ممکن است اجرای این سیاست را با دشواری مواجه کند. اما مزایای آن از جمله افزایش سرعت پاسخگویی به تغییرات، کاهش حجم کاری مدیران، و تقویت روحیه تیمی به‌وضوح مشخص است.

برای بهره‌برداری بهینه از تفویض اختیار، پیشنهاد می‌شود سازمان‌ها با تدوین خط‌مشی‌های شفاف، ایجاد فرهنگ اعتماد و مسئولیت‌پذیری، و استقرار سیستم‌های بازخورد و پایش مستمر، بستری مناسب برای اجرای موفق این رویکرد فراهم آورند. در نهایت، تفویض اختیار نه‌ تنها یک ابزار مدیریتی، بلکه گامی ضروری به‌ سوی تحول سازمان‌های چابک و یادگیرنده در عصر پرتلاطم امروز است.

آرشیو مقالات کسب و کار (کلیک کنید)

برای اشتراک گذاری این صفحه کلیک کنید:  واتس‌اپ  | تلگرام

اینستاگرام دکتر مرزبان (کلیک کنید)| مشاوره و کوچینگ فردی با دکتر مرزبان (کلیک کنید)

برای دریافت راهنمای در واتس‌اپ (کلیک کنید)  |   09164052373