سیستم اطلاعاتی منابع انسانی

گردآورنده: فرنوش عباسی

سلام به همراهان خوب علم ما، نوآوری سازمانی، ابزار حیاتی توانمند سازی، در راستای خلق ارزش و پایداری مزیت رقابتی سازمان هاست. امروزه با عنایت به این امر که سرمایه های انسانی در هر سازمان جز مهمترین دارایی های سازمان می باشد و نقش مهمی در موفقیت و یا شکست سازمان را ایفا می نمایند، شناخت مدیران در مورد راهکارهای موثر برای بهبود و توانمند سازی منابع انسانی به منظور بالا بردن عملکرد آنها ضروی و اجتناب ناپذیر است. از این رو به منظور بهبود عملکرد، رفع مشکلات نیروی انسانی و هماهنگی با تحولات امروزی، گام اساسی و مثبتی برداشته شده است که از جمله این موارد می توان به استفاده از سیستم های اطلاعاتی مدیریت منابع انسانی اشاره نمود. در این مقاله با علم ما همراه باشید.

انواع سیستم‌های اطلاعات

سیستم‌های اطلاعات دارای انواع و اقسام مختلفی هستند که از وجوه متفاوت می‌ توان آنها را دسته‌ بندی کرد که عبارت است از:

• سیستم‌های پردازش مبادلات
• سیستم‌های اطلاعات مدیریت
• سیستم‌های اطلاعات اجرایی
• سیستم‌های پشتیبان تصمیم‌گیری
• سیستم‌های پشتیبان اجرایی
• سیستم‌های خبره
• سیستم‌های اتوماسیون اداری
• سیستم‌های دانش‌ورزی

سیستم اطلاعات مدیریت:

رشته سیستم های اطلاعاتی و مدیریت با به کارگیری علم رایانه در دهه ۱۹۷۰ شروع به کار کرد و با کمک گرفتن از تعداد بیشتری از رشته های علوم اجتماعی توسعه و تکامل یافت. با آنکه سیستم اطلاعاتی مدیریت مفهومی است که فقط چند دهه از عمر آن می گذرد به همین دلیل به روش های گوناگون مورد درک و فهم قرار گرفته است.

به طور کلی سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی یکپارچه و مبتنی بر رایانه است که اطلاعات لازم را برای حمایت از عملیات و تصمیم گیری را فراهم می کند.

سیستم اطلاعاتی منابع انسانی:

سیستم اطلاعاتی منابع انسانی HRIS، مجموعه ای جامع و یکپارچه از کلیه داده ها و اطلاعات مرتبط با نیروی انسانی با استفاده از تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری به منظور کمک به تصمیم گیری، برنامه ریزی و انجام امور جاری نیروی انسانی در سازمان می باشد. اين سيستم در دهه 1960 توسعه پيدا کرد. پژوهش هاي انجام شده نشان داده اند که اکثر شرکت هاي موفق از HRIS براي حمايت و پشتيباني از عمليات روزانه منابع انساني استفاده مي کنند. امروزه HRIS نه تنها براي مقاصد اداري، بلکه براي تصميم گيري هاي تجاري و استراتژيک نيز به کار مي رود.

داده هاي منابع انساني بسيار متنوع هستند. اين داده ها شامل تاريخچه شغل (جابجايي ها، ترفيع ها و …) جزئيات مربوط به پرداخت ها، موجودي مهارت ها و شايستگي ها، مستندات مربوط به تحصيل و آموزش، جزئيات مربوط به ارزيابي عملکرد، غيبت ها، تاخيرها، تصادفات، جزئيات مربوط به امور پزشکي و انتظامي، اخطارها، تعليقات، تعطيلي ها، مستندات مربوط به بازنشستگي و پايان خدمت مي باشند. يک سيستم اطلاعاتي منابع انساني پايگاه الکترونيکي براي ذخيره و اصلاح داده هاي منابع انساني فراهم مي کند که حداقل براي هر کسي که ممکن است بخواهد به آنها دسترسي داشته باشد موجود و در دسترس باشد.

ابعاد سیستم اطلاعات منابع انسانی

سیستم های اطلاعاتی در فرایند تکامل، یک سیر تدریجی را طی کرده‌اند که در زیر به اختصار به آنها اشاره می کنیم:

1-  پردازش داده: این سیستم، تغییرات را ثبت و فایل اصلی تغییرات را بهنگام می‌ کند. مانند سیستم حضور و غیاب.

2-  سیستم اطلاعات مدیریت: این سیستم‌، اطلاعات و تغییرات را مدیریت و کنترل می کند. مانند: شناسایی کارکنان مشمول بازنشستگی در سال آتی یا ارائه فهرستی از کارکنان برای انتصاب در یک پست خاص برابر شاخص های مورد نیاز.

3-  سیستم پشتیبانی تصمیم: این سیستم‌، مدیران را در تعیین سیاست اطلاعات پشتیبانی می کند. مانند: تعداد نیروی انسانی مورد نیاز بر مبنای پروژه یا انتخاب نوع و میزان تسهیلات و خدمات رفاهی به کارکنان بر مبنای میزان بودجه.

4-  سیستم اطلاعات استراتژیک: این سیستم برای ایجاد خدمات اطلاعاتی جدید و استفاده از فرصت ها برای کسب درآمد استفاده می شود. که این امر باعث خواهد شد تا واحدهای درگیر در سیستم اطلاعات از مراکز هزینه به مراکز سود تبدیل شوند. مانند حضور در پروژه های خارج از سازمان بر مبنای توان مهندسی و علمی کارکنان.

ویژگی های سیستم اطلاعات منابع انسانی

ویژگی های سیستم اطلاعات منابع انسانی در دو بعد ساختاری و محتوایی می توان مورد مطالعه و بررسی قرار گیرد.

ویژگی های ساختاری:

 منظور مشخصات و معیارهایی است که به الگوی سازماندهی و قابلیت های سخت افزاری تعبیه شده در سیستم اشاره دارد.

مهمترین این ویژگی ها عبارتند از:

• قابلیت اینترنت و اینترانت
• قابلیت اسکن کردن
• قابلیت امنیت و ارائه خدمات
• قابلیت انعطاف و بازنگری
• سهولت کاربری
• راهنمای کاربری

ویژگی های محتوایی:

 به قابلیت های اطلاعاتی سیستم در برابر نیازهای پیش بینی نشده و پیش بینی شده کاربران اشاره دارد.

• به روز بودن اطلاعات
• صحت، اعتبار، دقت
• اطلاعات مرتبط با فرآیندها
• سرعت در ارائه خدمات
• قابلیت هشدار
• نگهداری سوابق و بایگانی
• جامعیت اطلاعات

کارکرد سیستم اطلاعاتی منابع انسانی

به عنوان یک ابزار منابع انسانی، یک سامانه اطلاعات کارکنان معمولا دارای ماژول‌ هایی به شرح زیر است:

• مدیریت داده‌ ها
• مدیریت سازمانی مانند مواضع و دپارتمان‌ های اداری
• مدیریت حضور و غیاب
• مدیریت مزایا و منافع اداری کارمندان
• گردش کاری
• ارزیابی عملکرد
• استخدام و بررسی متقاضیان شغلی
• مدیریت جبران خدمات کارکنان
• گزارش‌ دهی و تحلیل‌ های پایه

طراحی سیستم اطلاعات منابع انسانی

پیاده کردن یک نظام اطلاعات تنها با خرید سخت افزارها و نرم افزارها پایان نمی یابد. این کار شامل دگرگونی در کارها، مهارت ها، مدیریت و سازمان نیز می گردد. بنا به فلسفه “فنی _ اجتماعی” بدون رویکرد به کاربران، نمی توان یک نظام نوین اطلاعات برپا ساخت. دیدگاه “فنی _اجتماعی” خاطر نشان می کند که برپاکنندگان نظام های نوین هر دو مسئولیت فنی و اجتماعی را به عهده دارند.

طراحی و راه اندازی یک سیستم اطلاعاتی منابع انسانی را می توان در 5 مرحله انجام داد:

• مطالعه و شناخت سیستم فعلی
• تعیین اولویت های اطلاعاتی
• طراحی سیستم اطلاعاتی جدید
• انتخاب و نصب کامپیوتر _ در صورت لزوم
• حفظ کیفیت سیستم اطلاع رسانی

مزایای سیستم اطلاعات منابع انسانی

•  بهبود بهره وری و کیفیت در تصمیم گیری منابع انسانی
•  بهبود کارکنان و بهره وری مدیریتی و اثربخشی
• سازگاری کامل با حقوق و دستمزد و نرم افزار های مالی سایر شرکت ها و سیستم های حسابداری
• حضور و غیاب و استفاده
• افزایش حقوق و تاریخ
• برنامه های توسعه عملکرد
• آموزش
• اقدام انضباطی سریع
• دسترسی به اطلاعات حیاتی کارمند
• مدیریت و برنامه کلیدی کارمند جانشین
• شناسایی کارمندان بالقوه و کارآمد
• ردیابی متقاضیان کار، شرایط مصاحبه، انتخاب و استخدام

اهداف سیستم های اطلاعات منابع انسانی

• به دست آوردن تعداد مشاغل و تنوع شغلی سازمان
• مشخص کردن وظایف و مسئولیت های هر شغل در سازمان
• مشخص کردن نوع مهارت های موجود در سازمان
• مشخص کردن تعداد و ترکیب شاعلین در سازمان
• مشخص کردن نیازهای آتی سازمان به نیروی انسانی
• مشخص کردن روش ها و سیستم های جبران خدمات منابع انسانی
• مشخص کردن نیاز سنجی آموزشی سازمان
• مشخص کردن وضعیت ارزشیابی عملکرد کارکنان سازمان
• مشخص کردن امکانات بیمه و بازنشستگی در سازمان
• مشخص کردن وضعیت ایمنی و بهداشت سازمان
• مشخص کردن روابط کاری در سازمان

موانع اجراي سيستم اطلاعاتي منابع انساني

• کمبود نيرو
• کمبود بودجه
• مشکلات مربوط به مديريت زمان
• نياز به همکاري با ساير بخش ها و دپارتمان ها
• کمبود حمايت از سوي تکنولوژي اطلاعات

جمع بندی مطالب

با نگاهی کوتاه به سازمان ها و شرکت های موفقی که دارای شهرت و آوازه بیشتری هستند در می یابیم که همه آنها در فعالیت های روزانه شان، وابستگی شدیدی به سیستم های اطلاعاتی دارند و در حقیقت سیستم های اطلاعاتی نقشی کلیدی در موفقیت های آنها ایفا نموده اند. اساسا امروزه نیاز به سیستم های اطلاعاتی در همه جنبه های تجارت قابل لمس است و استفاده از این گونه سیستم ها تنها به شرکت های بزرگ و مشهور محدود نمی شود، بلکه حتی سازمان ها و شرکت های کوچک موفق را نیز در بر می گیرد. بکارگیری فناوری اطلاعات در سازمان ها، تغییرات بنیادین را در کلیه زمینه ها نوید می دهد. ارتباط تنگاتنگ برنامه ریزی و اطلاعات، سبب ایجاد و بکارگیری سیستم های اطلاعاتی مورد نیاز با توجه به اندازه، نوع و فناوری موجود سازمان ها شده است. بکارگیری کامپیوتر و شبکه های اطلاع رسانی را باید به عنوان عامل پیوند دهنده برنامه ریزی و سیستم های اطلاعاتی دانست.

منابع:

• کاربرد سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی _ فرانک صادقی ژاله _ مهسا شاه مرادی
• الگوی اجرای سیستم‌ های اطلاعاتی منابع انسانی در شرکت‌ های متوسط و بزرگ _ حامد ایرج _ فرخ قوچانی
• بررسی تاثیر سیستم اطلاعات منابع انسانی بر عملکرد معاونت نیروی انسانی ناجا _ دکتر شهامت حسینیان _ ابوالفضل یوسفیان _ اکرم پسندیده
• شناسایی و اولویت‌ بندی عوامل موثر بر اثربخشی سیستم‌ های اطلاعاتی منابع انسانی _ بهناز کریمی _ محمد عطایی
• تبیین رابطه بین سیستم های اطلاعات منابع انسانی و اثر بخشی مدیریت منابع انسانی _ عبدالعلی کشته گر _ جواد شکوهی

آرشیو مقالات منابع انسانی (کلیک کنید)

آرشیو مقالات کسب و کار (کلیک کنید)

برای دیدن راهنمای سایت (کلیک کنید)

برای اشتراک گذاری این صفحه کلیک کنید:  واتس‌اپ  | تلگرام

برای دریافت راهنمای در واتس‌اپ (کلیک کنید) 09164052373