علم ما مشاوره و کوچ فردی و کسب و کار، لایف و بیزینس کوچینگ 
چرا اکثر برنامههای روزانهی ما تا ظهر هم دوام نمیآورند؟
چند دقیقه بیشتر از شروع روز نگذشته است. برای امروز برنامه دقیقی دارید؛ بیدار شدن سر ساعت، ورزش، پاسخ دادن به پیامها، انجام مهمترین کار کاری، مطالعه، رسیدگی به کارهای عقبافتاده و در نهایت کمی استراحت. حتی ممکن است شب قبل، با انگیزه زیاد همه این کارها را در دفتر یا اپلیکیشن برنامهریزی نوشته باشید.
اما چند ساعت بعد، همهچیز تغییر میکند. یک تماس، چند پیام، کمی گشتن در شبکههای اجتماعی، یک کار پیشبینینشده یا حتی خستگی باعث میشود برنامه از مسیر اصلی خارج شود. ظهر که میرسد، به فهرست کارها نگاه میکنید و میبینید بخش زیادی از آنها هنوز انجام نشدهاند.
سوال اینجاست: چرا برنامههای روزانه ما اینقدر زود شکست میخورند؟
شاید مشکل از کمبود اراده، تنبلی یا بیانضباطی نباشد. یکی از دلایل مهم این است که ما برنامههایمان را بر اساس تصویری که از عملکرد خودمان داریم تنظیم میکنیم، نه بر اساس واقعیت عملکردمان.
ما فکر میکنیم چقدر زمان داریم، چقدر انرژی داریم، چقدر سریع کار میکنیم و چه مقدار میتوانیم در یک روز انجام دهیم؛ اما معمولا اطلاعات دقیقی درباره آنچه واقعا در طول روز انجام میدهیم نداریم.
اینجاست که «ثبت فعالیت» میتواند نگاه ما به برنامهریزی را تغییر دهد. در این مقاله با علم ما همراه باشید.
مشکل اصلی برنامهریزیهای ما چیست؟
بسیاری از ما برنامهریزی را با نوشتن فهرستی از کارها شروع میکنیم. مثلا مینویسیم:
۸ صبح ورزش
۹ صبح کار روی پروژه
۱۰ صبح پاسخ به پیامها
۱۱ صبح مطالعه
۱۲ ظهر انجام کارهای اداری
در ظاهر، برنامه کاملا منطقی است. اما یک سوال مهم معمولا پرسیده نمیشود:
آیا این برنامه با واقعیت زندگی و عملکرد من هماهنگ است؟
برنامهریزی زمانی نتیجه میدهد که بر اساس شناخت واقعی از خودمان انجام شود. اگر ندانیم در یک ساعت واقعا چه مقدار کار مفید انجام میدهیم، چقدر زمان صرف حواسپرتی میکنیم، چه ساعتی بیشترین انرژی را داریم و چه کارهایی بیشتر از تصورمان طول میکشند، احتمالا برنامهای مینویسیم که روی کاغذ زیباست اما در عمل قابل اجرا نیست.
ما معمولا عملکرد خودمان را بیش از حد واقعی برآورد میکنیم
یکی از خطاهای رایج این است که ظرفیت روزانه خودمان را بیشتر از چیزی که واقعا هست تصور میکنیم.
مثلا تصور میکنیم:
«این کار نهایتا یک ساعت طول میکشد.»
اما در عمل، شروع کردن، پیدا کردن اطلاعات، پاسخ دادن به پیامها، وقفهها، استراحتهای کوتاه و حواسپرتیها باعث میشوند همان کار دو یا حتی سه ساعت طول بکشد.
یا تصور میکنیم:
«امروز میتوانم پنج کار مهم را انجام بدهم.»
در حالی که شاید ظرفیت واقعی ما در یک روز فقط انجام دو کار مهم باشد.
وقتی این تفاوت بین تصور ما از عملکرد و عملکرد واقعی ما زیاد شود، برنامه روزانه دائما شکست میخورد.
برنامهریزی بدون شناخت عملکرد، شبیه رانندگی بدون شناخت مسیر است
فرض کنید میخواهید به یک مقصد برسید، اما نمیدانید مسیر چقدر طول میکشد، کجا ترافیک وجود دارد و سرعت حرکت شما چقدر است. اگر بگویید «من حتما نیم ساعت دیگر میرسم»، این پیشبینی بیشتر یک حدس است تا برنامهریزی.
در زندگی هم همین اتفاق میافتد.
وقتی نمیدانیم هر فعالیت چقدر از وقت ما را میگیرد، چه چیزهایی باعث توقف ما میشوند و چه میزان از زمان روز واقعا صرف کارهای مهم میشود، برنامهریزی ما بیشتر بر پایه حدس شکل میگیرد.
ثبت فعالیت به ما کمک میکند حدس را با داده جایگزین کنیم.
ثبت فعالیت چیست؟
ثبت فعالیت یعنی برای مدتی مشخص، فعالیتهایی را که در طول روز انجام میدهیم ثبت کنیم؛ نه فقط کارهای مهم و رسمی، بلکه فعالیتهایی که واقعا زمان ما را مصرف میکنند.
مثلا ممکن است متوجه شویم:
شروع کار: ۹:۰۰
کار مفید: ۹:۰۰ تا ۹:۴۵
چک کردن پیامها: ۹:۴۵ تا ۱۰:۰۰
ادامه کار: ۱۰:۰۰ تا ۱۰:۳۰
استراحت: ۱۰:۳۰ تا ۱۰:۴۵
شبکه اجتماعی: ۱۰:۴۵ تا ۱۱:۱۵
تماس تلفنی: ۱۱:۱۵ تا ۱۱:۳۰
وقتی چنین اطلاعاتی ثبت میشود، تصویر متفاوتی از روز خودمان میبینیم.
شاید فکر میکردیم سه ساعت روی یک پروژه کار کردهایم، اما متوجه شویم فقط یک ساعت و نیم از آن زمان واقعا صرف کار اصلی شده است.
این اطلاعات برای سرزنش کردن خودمان نیست. هدف این است که واقعیت عملکردمان را ببینیم.
چرا برنامهریزی ما تا ظهر به هم میریزد؟
۱. برنامه را بر اساس «زمان ایدهآل» مینویسیم:
در ذهن ما، صبح روز جدید معمولا بسیار منظم و قابل کنترل است. تصور میکنیم ساعت مشخصی بیدار میشویم، بلافاصله سراغ کار مهم میرویم و هیچ اتفاقی برنامه را مختل نمیکند.
اما زندگی واقعی اینطور نیست.
ممکن است آماده شدن بیشتر طول بکشد، کاری فوری پیش بیاید، تماس تلفنی داشته باشیم یا انرژی لازم برای شروع یک فعالیت را نداشته باشیم.
برنامهای که فقط برای شرایط ایدهآل نوشته شده باشد، با اولین اتفاق غیرمنتظره فرو میریزد.
۲. مدت زمان فعالیتها را درست تخمین نمیزنیم:
یکی از مهمترین دلایل شکست برنامههای روزانه، تخمین اشتباه زمان است.
کاری که فکر میکنیم ۳۰ دقیقه زمان میبرد، ممکن است ۷۵ دقیقه طول بکشد. وقتی چند فعالیت را پشت سر هم با همین خطا برنامهریزی کنیم، از همان ساعات ابتدایی روز عقب میافتیم.
ثبت فعالیت کمک میکند بهجای اینکه بگوییم «فکر میکنم این کار یک ساعت طول بکشد»، ببینیم واقعا چند بار این کار را انجام دادهایم و معمولا چقدر زمان برده است.
۳. زمانهای پنهان را نمیبینیم:
بخش قابل توجهی از روز ما صرف فعالیتهایی میشود که معمولا در برنامه نوشته نمیشوند.
باز کردن گوشی برای چند دقیقه، جواب دادن به یک پیام، جستوجوی یک موضوع، مرتب کردن میز، صحبت کوتاه با دیگران یا حتی فکر کردن درباره اینکه «حالا چه کاری انجام بدهم؟» ممکن است در ظاهر زمان زیادی نباشد، اما مجموع آنها میتواند ساعتها از روز را مصرف کند.
چون این فعالیتها در برنامه ثبت نشدهاند، احساس میکنیم زمانمان ناگهان ناپدید شده است.
در حالی که زمان ناپدید نشده؛ ما آن را ثبت نکردهایم.
۴. انرژی خودمان را با زمان اشتباه میگیریم:
اینکه هشت ساعت زمان آزاد داریم به این معنی نیست که هشت ساعت توان انجام کار سنگین داریم.
انسان فقط با ساعت کار نمیکند؛ با انرژی، تمرکز و شرایط ذهنی هم کار میکند.
ممکن است شما صبح برای فعالیتهای فکری انرژی بیشتری داشته باشید و بعدازظهر برای کارهای سادهتر مناسبتر باشید.
اگر این الگو را نشناسیم، ممکن است مهمترین کار روز را در ساعتی قرار دهیم که کمترین انرژی را داریم.
ثبت فعالیت فقط به ما نمیگوید «چه کاری انجام دادی»، بلکه در طول زمان میتواند به شناخت الگوی عملکرد ما کمک کند.
۵. بین «مشغول بودن» و «پیشرفت کردن» تفاوت نمیگذاریم:
یکی دیگر از اشتباهات رایج این است که تصور میکنیم اگر تمام روز مشغول بودهایم، پس حتما روز پرباری داشتهایم.
اما مشغول بودن با پیشرفت کردن یکی نیست.
ممکن است ساعتها پیام جواب داده باشیم، ایمیل بررسی کرده باشیم، فایل مرتب کرده باشیم و در اینترنت جستوجو کرده باشیم؛ اما مهمترین کاری که باید انجام میدادیم هنوز انجام نشده باشد.
ثبت فعالیت کمک میکند بفهمیم زمان ما دقیقا کجا خرج میشود.
ثبت فعالیت قرار نیست شما را به یک ربات تبدیل کند!
گاهی وقتی صحبت از مدیریت زمان و ثبت فعالیت میشود، افراد تصور میکنند قرار است تمام روزشان را با ساعت و دقیقه کنترل کنند.
هدف ثبت فعالیت این نیست.
قرار نیست هر لحظه از زندگی را زیر ذرهبین ببرید یا بابت هر دقیقهای که استراحت کردهاید احساس گناه کنید.
هدف این است که برای مدتی کوتاه، آینهای مقابل رفتار روزانه خودمان قرار دهیم.
وقتی واقعیت را ببینیم، میتوانیم تصمیمهای بهتری بگیریم.
ممکن است متوجه شویم باید تعداد کارهای روزانه را کم کنیم. شاید بفهمیم یک فعالیت خاص بیش از حد زمان میگیرد. شاید متوجه شویم گوشی بخش زیادی از زمان تمرکز ما را مصرف میکند.
گاهی فقط دیدن واقعیت، اولین قدم برای تغییر است.
قبل از اینکه برنامهتان را اصلاح کنید، عملکردتان را بشناسید:
فرض کنید هر روز برای خودتان برنامهای مینویسید و هر روز هم شکست میخورد.
راهحل لزوما این نیست که یک برنامه جدید و جذابتر بنویسید.
گاهی لازم است یک قدم به عقب برگردید و بپرسید:
من واقعا در طول روز چگونه کار میکنم؟
- چه زمانی شروع میکنم؟
- چه چیزی باعث توقفم میشود؟
- کدام فعالیتها بیشتر از انتظارم زمان میبرند؟
- چه ساعتی تمرکز بیشتری دارم؟
- چقدر از زمانم صرف کارهای غیرضروری میشود؟
- چند کار مهم واقعا میتوانم در یک روز انجام دهم؟
وقتی پاسخ این سوالها را داشته باشید، برنامهریزی از یک خیال ذهنی به یک تصمیم واقعبینانه تبدیل میشود.
اگر میخواهید ثبت فعالیت را اصولی شروع کنید…
اگر بارها برنامهریزی کردهاید اما بعد از چند ساعت از برنامه عقب افتادهاید، شاید وقت آن رسیده باشد که بهجای نوشتن یک برنامه جدید، ابتدا رفتار واقعی خودتان را بشناسید.
دوره ثبت فعالیت به شما کمک میکند فعالیتهای روزانه خود را آگاهانه ثبت کنید، الگوهای عملکردتان را بهتر بشناسید و با شناخت دقیقتر از نحوه استفاده از زمان و انرژی خود، برنامهای واقعبینانهتر برای زندگی و کارتان ایجاد کنید.
در این مسیر، قرار نیست فقط یک فهرست از کارها بنویسید؛ قرار است یاد بگیرید واقعا چه میکنید، زمانتان کجا میرود و چگونه از این شناخت برای بهتر کردن عملکردتان استفاده کنید.
اگر میخواهید برنامههای روزانهتان فقط روی کاغذ زیبا نباشند و در دنیای واقعی هم قابل اجرا باشند، دوره ثبت فعالیت میتواند نقطه شروع خوبی برای شناخت و اصلاح الگوهای روزانه شما باشد.
با «ثبت فعالیت»، از دنیای حدس و گمان بیرون بیا و مسیرت رو شفاف، واقعی و قابلاجرا ببین.
