اثر زیگارنیک در کسب و کار

چرا کارهای ناتمام، بیشتر از کارهای سخت شما را خسته می کنند؟

نکته 109 از مجموعه نکته های کسب و کار

اگر آخر شب احساس می کنید تمام روز درگیر کار بوده اید، اما هیچ دستاورد مهمی نداشته اید، احتمالا مشکل از حجم کار نیست، از تعداد کارهای ناتمام است.

این یکی از رایج ترین دردهایی است که در جلسات مشاوره مدیران کسب و کار می بینم. مدیر از صبح تا شب جلسه می گذارد، تماس می گیرد، پیام جواب می دهد، تصمیم می گیرد و مدام بین موضوعات مختلف جابه جا می شود. اما وقتی روز تمام می شود، هنوز ده ها کار نیمه کاره روی میز او مانده است. همین کارهای ناتمام، آرام آرام ذهن مدیر را خسته می کنند و انرژی او را می گیرند.

مفهوم اثر زیگارنیک

در روان شناسی مفهومی وجود دارد به نام «اثر زیگارنیک».

این اثر می گوید مغز انسان، کارهای ناتمام را بهتر و بیشتر از کارهای تمام شده به خاطر می سپارد. یعنی هر کاری که شروع می کنید اما به پایان نمی رسانید، مثل یک پنجره باز در ذهن باقی می ماند و بخشی از تمرکز و انرژی شما را اشغال می کند.

به همین دلیل است که گاهی حتی در زمان استراحت، ذهن شما همچنان درگیر مشتری، پروژه، جلسه یا تصمیمی است که هنوز تکلیف آن مشخص نشده است.

مثال واقعی از جلسات مشاوره

چند وقت پیش مدیری برای مشاوره آمده بود و می گفت:

«دیگر تمرکز ندارم. هر روز بیشتر از قبل کار می کنم، اما احساس می کنم عقب تر می افتم.»

وقتی برنامه کاری او را بررسی کردیم، متوجه شدیم بیش از سی موضوع باز روی میز دارد.

چند استخدام نیمه کاره.

چند مذاکره بدون پیگیری.

چند پروژه که فقط شروع شده اند.

چند تصمیم که هفته ها منتظر تایید مانده اند.

نکته جالب این بود که هیچ کدام از این موارد به تنهایی بحران نبودند، اما مجموع آن ها ذهن مدیر را اشغال کرده بود. بعد از اینکه فقط بخشی از این پرونده های باز را بست، خودش می گفت انگار بار بزرگی از روی ذهنش برداشته شده است.

کاربرد اثر زیگارنیک در کسب و کار

اثر زیگارنیک فقط روی ذهن شما تاثیر نمی گذارد، بلکه روی عملکرد کل کسب و کار هم اثر دارد.

کارهای ناتمام باعث می شوند:

• مشتریان منتظر پاسخ بمانند.
• پروژه ها بیش از حد طول بکشند.
• اعضای تیم ندانند باید چه کاری انجام دهند.
• تصمیم های مهم به تعویق بیفتند.
• مدیر همیشه احساس کند زمان کم آورده است.

بسیاری از مدیران تصور می کنند برای رشد باید پروژه های بیشتری شروع کنند، در حالی که گاهی رشد واقعی از تمام کردن پروژه های قبلی شروع می شود.

راهکارهای اجرایی

اگر می خواهید از دام اثر زیگارنیک خارج شوید، این چند کار را انجام دهید:

• فهرست تمام کارهای باز خود را روی کاغذ یا نرم افزار یادداشت کنید. تا زمانی که کارها فقط در ذهن باشند، ذهن آرام نمی گیرد.
• هر روز قبل از شروع کار جدید، حداقل یک کار نیمه کاره را به پایان برسانید.
• تعداد پروژه های هم زمان را محدود کنید. شروع کردن آسان است، تمام کردن هنر مدیریت است.
• برای هر کار، زمان پایان مشخص کنید، نه فقط زمان شروع.
• هر هفته یک بازه زمانی را فقط برای بستن پرونده های باز اختصاص دهید، نه برای ایجاد کارهای جدید.

مدیرهای موفق، با شروع کردن شناخته نمی شوند.

آن ها با تمام کردن کارهای مهم، اعتماد می سازند، رشد می کنند و کسب و کارشان را جلو می برند.

گاهی بزرگ ترین قدم رو به جلو، شروع یک پروژه جدید نیست؛ بستن همان پرونده هایی است که مدت هاست ذهن و انرژی شما را اشغال کرده اند.